Saiba como acelerar a emissão de notas fiscais de sua empresa

A verdade é que uma má gestão de notas fiscais pode se tornar um grande pesadelo para qualquer empresa, em especial para aquelas com um crescimento acelerado. 

A falta de controle e a demora no faturamento da NF, por exemplo, refletem em mais tempo para fechar as vendas. Logo, há maior frustração por parte da equipe comercial, consequente perda de novas oportunidades e também pode levar à falta de capital no caixa da organização.

Mas todo o processo de emissão de NFs não precisa ser complicado. E existem algumas práticas que podem ajudar a acelerar a emissão de notas fiscais.

O processo de simplificar e agilizar a emissão de suas NFs significa mais produtividade para a sua equipe e para toda a empresa. 

Com uma gestão de notas fiscais bem feita e organizada, é possível obter muito mais do que eficiência nos processos do dia a dia: ela também gera redução de custos e aumenta o potencial de crescimento.

Continue a leitura e veja 4 dicas que vão acelerar a emissão de suas notas fiscais!

Como acelerar a emissão de notas fiscais?

1. Faça o cadastro de seus clientes

A primeira dica para acelerar a emissão de notas fiscais é ter um sistema de cadastro de seus clientes. Desta forma, você já conta com todos os dados que precisa para quando eles retornarem para fazer novos negócios.

Com uma base de cadastro de clientes, a sua equipe consegue preencher as notas fiscais com muito mais rapidez para emiti-las. Para isso, reúna as informações mais importantes em um sistema, principalmente dados, com nome completo, CPF, RG e endereço.

A centralização fornece mais agilidade para todos os processos, desde o atendimento às vendas, impulsionando a produtividade dos colaboradores que não precisarão gastar tempo ao buscar por informações em diferentes fontes.

2. Padronize a emissão de notas fiscais

Sem uma padronização dos processos, será difícil controlar e acelerar a emissão de notas fiscais. Por isso, recomenda-se ter amplo domínio do início ao fim do processo de emissão de notas, levando em conta o cumprimento de prazos e pagamentos.

As etapas que envolvem a emissão de NFs precisam ser acompanhadas para que estejam sempre sob controle, com foco na melhoria da gestão para desenvolver uma rotina “ideal”.

Mesmo quando estamos falando de notas que já foram emitidas, deve haver uma organização bem definida para que não atrase os futuros lançamentos. Inclusive, uma planilha de controle de notas fiscais pode ser uma boa solução.

Por exemplo, imagine que sua equipe precise emitir novas notas fiscais hoje, mas surgiu um problema com um documento antigo que precisa ser revisado. 

Nesse caso, é essencial que as notas estejam categorizadas de alguma forma, como por cliente, data, produto, etc. A separação ajuda a manter as NFs organizadas e fáceis de ser encontradas.

Aqui ainda vale uma dica extra: armazene as suas notas fiscais em nuvem para evitar que sejam perdidas e tragam prejuízos para a sua empresa. Com o armazenamento em nuvem, você pode acessar os arquivos de qualquer lugar e acompanhar a gestão dos documentos.

3. Treine e oriente a equipe responsável

Os colaboradores que lidam diretamente com notas fiscais precisam estar prontos para diversas situações que possam ocorrer. 

Os problemas com a emissão de notas fiscais, como inserção de dados incorretos, notas rejeitadas e cancelamentos acabam atrasando todo o planejamento. Portanto, um simples treinamento ou algumas orientações devem ser capazes de ajudá-los com dificuldades mais comuns.

Aliás, empresas que têm poucos colaboradores dedicados à emissão de notas fiscais acabam exercendo diferentes atividades ao mesmo tempo, o que também pode aumentar a quantidade de erros. 

Logo, as orientações são fundamentais para padronizar os processos e realizá-los de forma segura. Para isso, determine algumas diretrizes e escolha pelo menos um funcionário para se responsabilizar por essas tarefas.

Em questão de tempo, o profissional terá condições de ajudar na gestão e saberá os melhores atalhos de como acelerar a emissão de notas fiscais.

4. Invista em uma API de nota fiscal

Uma API de nota fiscal é uma solução tecnológica que oferece ainda mais produtividade para os procedimentos da sua área financeira.

A sigla “API” significa Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicações em português, sendo responsável por integrar diferentes sistemas e facilitar a troca de informações entre eles.

Ou seja, as APIs podem ser utilizadas para integrar um software de emissão de notas fiscais com o seu sistema de gestão financeira e de vendas. 

Por exemplo, é possível gerar uma nota fiscal automaticamente assim que uma venda é efetuada. Logo em seguida, ela também é lançada no sistema que faz a gestão de entradas e saídas.

Entre todas as dicas que citamos, a API está entre as melhores formas de como acelerar a emissão de notas fiscais e automatizar tarefas repetitivas.

Para que um sistema realmente ajude a emitir as notas fiscais de maneira automática, leve em consideração alguns pontos importantes na hora de escolher o software ideal, como:

  • realiza consultas automatizadas de CPF e CNPJ?
  • possui fácil integração com os meios de pagamento que sua empresa usa?
  • faz a emissão das notas mesmo que existam problemas no site da prefeitura?
  • automatiza todos os processos que envolvem notas fiscais, como cancelamentos, lançamentos e acessos?
  • emite notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema?
  • calcula automaticamente os impostos de cada nota fiscal?
  • possui um painel de controle fácil e intuitivo de gerenciar?
  • conta com um suporte eficiente para ajudar em caso de dúvidas ou problemas técnicos?
  • envia as NFs de maneira automática para o e-mail dos seus clientes?

Com uma ferramenta que cumpra todas essas funções e muitas outras, você tem a garantia de conseguir acelerar a emissão de suas notas fiscais, sem precisar verificar venda por venda para imprimi-las.Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.

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